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Benin - Measures to improve the business climate

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14-07-2014

Luciano Hounkponou, Cabinet HK, and Madonna Gerber

New measures to improve the business climate in Benin have been taken. These relate to business creation (A), licensing (B), cross-border trade (C), enforcement of contracts (D), access to credit (E), and protection of investors (F).

A) BUSINESS CREATION : The simplification of the process of creating a business through a reduction in time and costs.

The Government has simplified the process of creating a business by adopting the following texts:

  • Decree No. 2014-220 of March 26th, 2014, which details the rules for the creation of Limited Liability Companies (LLC) in the Republic of Benin; 
  • Decree No. 2014-194 of March 13th, 2014, which modifies decree No. 2009-542 of October 20th, 2009, detailing the creation, attributions, and functioning of the One stop shop for companies (called “GUFE”). 
  • The interministerial degree regulating the formalities related to the declaration of the undertaking of business creation, to the modifications of businesses, and to the exercise of all entrepreneurial activities in the Republic of Benin; and 
  • Note 318-c of May 15th, 2013 of the General Directorate of the Taxes and Domains on the obtaining and validating of the Fiscal Identification Number (FIN).

These texts allowed for:

  • Cost reductions: on one hand, the costs of setting up of companies, more specifically of LLC’s, have gone from 500,000 FCFA in 2012, to 225,000 FCFA in 2013, to 57,000 FCFA in 2014, as a result of several reforms. On the other hand, the minimum social capital of 1,000,000 FCFA has been removed and is now freely determined by the shareholders in the articles. 
  • Time reductions: the total time for setting up a company in Benin has been reduced by 15 days in 2013 to 8 business days today. 
  • Reductions in the number of procedures: the procedures have gone from four (4) to two (2), and are now limited to capital deposits in banks and to the formalization of the company to the GUFE. The mandatory use of notaries in the creation of an LLC has been revoked. 
  • The suppression of the demand for banking information before the issuance of the FIN: this is the result of the dematerialization of the procedure of verification of the social denomination through the establishment of a remotely-accessible database of companies for all promoters before choosing the company's name.  
  • Furthermore, the Government of Benin launched of the official GUFE website (www.gufebenin.org), on February 18th, 2014, in view of ensuring, among other things, the online publication of excerpts from the Trade and Personal Property Credit Register (RCCM), resulting in the suppression of the costs of the publication and the continuity of the service. It is important to note that the free online publication of the excerpts of the RCCM is an initiative that has been taken by the Republic of Benin since April 2013 and was formalized in 2014.

B) GRANTING OF CONSTRUCTION PERMITS

Several texts regarding building permits have been adopted: decree No. 2014-205 of March 13th, 2014 which established regulations for the issuing of building permits in the Republic of Benin, is supplemented by six (06) interministerial and ministerial decrees and various notes of service in view of expediting the processing of cases at the mayor’s office in Cotonou.

All of these measures have resulted in:

  • Reduction in time:
     
    • the time required to issue building permits has been reduced to 30 days; and 
    • the time required to deliver a certificate of conformity and habitability has gone from 45 days to 25 days. 
  • The simplification of procedures through the launching of the One Stop Shop of the issuing of building permits with the Mayor’s office in Cotonou. With this rationalization, the payment of fees for coursework related to requests for building permits will be done in the same office where the requests were deposited and will be headed by a commissioner appointed by the Minister of Finance.

C) CROSS-BORDER TRADE

Several texts have been adopted, and they have led to:

  • the ceasing of the use of paper support for the “Bordereau de frais unique” (BFU): Memo No.0899 and circular No.0898 of March 19th, 2014, adopted by The General Directorate for Customs and Indirect Taxation, invite all concerned administrations to cease using paper for the BFU in view of using only the BFU numbers and the customs declaration. 
  • The dematerialization of the control of information on the Cargo Tracking Note (CTN): Memo No.1047 and circular No.1046 of April 2nd, 2014 were also taken by the General Directorate for Customs and Indirect Taxation to dematerialize the monitoring of the information contained in the CTN. This memo allows for inspectors and customs agents to consult the information directly in the system of The Benin National Shippers’ Council (CNCB), without having to request a paper version of the document; 
  • Recall on the non-requirement of a phytosanitary certificate for ordinary products: Memo No.038 of February 14th, 2014 by the Ministry of Agriculture, Livestock and Fisheries serves as a reminder that phytosanitary certificates are no longer required for non-food products and for products that do not have animal or fish origins. 
  • Regulation of roadside traffic stops on the corridors of Benin: the Government of Benin took memo No.2013-546 of December 24th, 2013 regarding the regulations of roadside traffic stop stations on the corridors in the Republic of Benin, which limits the duration of traffic stops to five (5) minutes per vehicle and also limits the number of stations in the following areas:
     
    • Axe Cotonou – Malanville : three (3) stations ; 
    • Axe Cotonou – Porga : three (3) stations ; 
    • Axe Cotonou – Hillacondji : one (1) station ; 
    • Axe Cotonou – Kraké : one (1) station ; 
    • Axe Cotonou – Igolo : one (1) station.

D) EXECUTION OF CONTRACTS: Reorganization of the commercial section of the Second Chamber of the Court of First Instance of Cotonou

In anticipation of the creation of the Commercial Court, an order was adopted by the President of the Second Chamber of the Court of First Instance of Cotonou to reorganize its commercial section.

The members of the commercial section vow to apply the provisions of the Code of civil, commercial, social, administrative and accounting procedures in order to resolve commercial affairs.

E) ACCESS TO CREDIT

Ministerial Order No.52 of May 24th, 2013 enabled the facilitation of access to credit by the Register of Commerce and Credit (RCCM) of Cotonou for all operations relating to securities and leasing contracts.

An end was put on the old procedure consisting of transmitting all information relating to the registration of securities and lease contracts from other jurisdictions to the Registry of the Second Chamber of the Court of First Instance of Cotonou.

The next step to accelerate and streamline this centralization is to inform all of the RCCM’s of the country in order to interconnect them all.

F) PROTECTION OF INVESTORS

Benin’s adoption of the Revised Uniform Act relating to Commercial Companies and Economic Interest Groups on January 30th, 2014 in Ouagadougou permitted it to improve investor protection, notably through the reinforcing of the rights of minority shareholders, the increasing of responsibilities placed upon directors, and the improving of access to information about the company and its operations to shareholders.

Bénin - Mesures d’amélioration du climat des affaires

Luciano Hounkponou, Cabinet HK, et Gerber Madonna

Des nouvelles mesures pour l’amélioration du climat des affaires au Bénin ont été prises. Celles-ci concernent la création d’entreprise (A), l’octroi de licences (B), le commerce transfrontalier (C), l’exécution des contrats (D), l’accès aux crédits (E), et la protection des investisseurs (F).

A) CREATION D’ENTREPRISE : La simplification du processus de création d’entreprise par la réduction des délais et coûts :.

Le Gouvernement a simplifié le processus de création d’entreprise par l’adoption des textes suivants :

  • le décret n° 2014-220 du 26 mars 2014 portant modalités de création des Sociétés à Responsabilité Limitée (SARL) en République du Bénin ; 
  • le décret n°2014-194 du 13 mars 2014 portant modification du décret n° 2009-542 du 20 octobre 2009 portant création, attributions, et fonctionnement du Guichet Unique de Formalisation des Entreprises (GUFE) ; 
  • l’arrêté interministériel portant réglementation des formalitésrelatives à la déclaration de l’entreprenant, à la création d’entreprises, à la modification d’entreprises, et à l’exercice de toutes activités entrepreneuriales en République du Bénin ; et 
  • la note de service 318-c du 15 mai 2013 de la Direction Générale des Impôts et des Domaines portant sur l’obtention et la validation de l’Identifiant Fiscal Unique (IFU).

Ces textes ont permis :

  • La réduction des coûts : d’une part, les coûts de constitution d’entreprises, plus particulièrement des SARL, sontpassés de 500.000 FCFA, en 2012, à 225.000 FCFA, en 2013, à 57.000 FCFA, en 2014, suite à plusieurs réformes. D’autre part, le capital social minimum de 1.000.000 FCFA a été supprimé et est désormais librement déterminé par les associés dans les statuts. 
  • La réduction des délais : la durée totale de constitution d’entreprise au Bénin a été réduite de 15 jours en 2013 à huit (8) jours ouvrables, à ce jour. 
  • La réduction du nombre de procédures : les procédures sont passées de quatre (4) à deux (2) et se limitent désormais au dépôt du capital en banque et à la formalisation de l’entreprise au GUFE. Le recours obligatoire au notaire dans la création de la SARL a été supprimé. 
  • La suppression de l’exigence du Relevé d’Identité Bancaire avant la délivrance de l’Identifiant Fiscal Unique (IFU) : celle-ci est la conséquence de la dématérialisation de la procédure de vérification de la dénomination sociale par la mise en place d’une base de données d’entreprises consultables à distance par tout promoteur avant le choix de la dénomination de l’entreprise. 
  • Par ailleurs, le Gouvernement béninois a procédé au lancement officiel du site Web du GUFE (www.gufebenin.org), le 18 février 2014, en vue d’assurer, entre autres, la publication en ligne des extraits du Registre du Commerce et du Crédit Mobilier (RCCM), avec pour conséquences la suppression des coûts de publication et la continuité du service. Il convient, ici, de relever que la publication gratuite, en ligne, des extraits de RCCM est une initiative prise par la République du Bénin depuis le mois d’avril 2013 officialisée en 2014.

B) OCTROI DE PERMIS DE CONSTRUIRE

Plusieurs textes ont été adoptés concernant le permis de construire : décret n° 2014-205 du 13 mars 2014 portant règlementation de la délivrance du permis de construire en République du Bénin, complété par six (06) arrêtés interministériels et ministériels et diverses notes de service en vue d’accélérer le traitement des dossiers à la mairie de Cotonou.

Toutes ces mesures ont permis :

  • la réduction des délais :
     
    • les délais d’établissement des permis de construire sont ramenés à 30 jours ; 
    • les délais de délivrance du certificat de conformité et d’habitabilité passent de 45 à 25 jours ; 
  • La simplification des procédures par le lancement du Guichet Unique de délivrance du permis de construire au sein de la Mairie de Cotonou. Par cette rationalisation, le paiement des frais de traitement des dossiers de demande de permis de construire se fait, désormais, au même lieu du dépôt des dossiers et auprès d’un régisseur désigné par arrêté ministériel, par le Ministre des Finances.

C) COMMERCE TRANSFRONTALIER

Plusieurs textes ont été adoptés qui conduisent à :

  • la cessation de l’usage des supports papiers du Bordereau de Frais Unique (BFU) : La note de service n° 0899 et la note circulaire n° 0898 du 19 mars 2014, prise par la Direction Générale des Douanes et Droits Indirects (DGDDI), invitent toutes les administrations concernées à cesser l’usage des supports papiers du BFU et à ne considérer que les numéros de BFU et de la déclaration en douane. 
  • la dématérialisation du contrôle des informations contenues sur le Bordereau Electronique de Suivi des Cargaisons (BESC) : La note de service n° 1047 et la note circulaire n° 1046 du 02 avril 2014 ont également été prises par la DGDDI pour dématérialiser le contrôle des informations contenues dans le BESC. Cette note permet aux inspecteurs/vérificateurs des douanes de consulter désormais électroniquement lesdites informations directement dans le système du Conseil National des Chargeurs du Bénin (CNCB), sans avoir à réclamer la version papier du document ; 
  • rappel sur la non-exigence du certificat phytosanitaire pour les produits ordinaires : la note de service n° 038 du 14 février 2014 prise par le Ministère de l’Agriculture, de l’Elevage et de la Pêche, rappelle que le certificat phytosanitaire n’est plus requis pour les produits non alimentaires et d’origine non animale et halieutique ; 
  • réglementation des postes de contrôles routiers sur les corridors au Bénin : le Gouvernement du Bénin a pris le décret n° 2013-546 du 24 décembre 2013 portant réglementation des postes de contrôles routiers sur les corridors en République du Bénin qui limite la durée des contrôles conjoints à cinq (5) minutes par véhicule ainsi que le nombre de postes de contrôle conjoints routiers pour les principaux corridors suivants :
     
    • Axe Cotonou – Malanville : trois (3) postes ; 
    • Axe Cotonou – Porga : trois (3) postes ; 
    • Axe Cotonou – Hillacondji : un (1) poste ; 
    • Axe Cotonou – Kraké : un (1) poste ; 
    • Axe Cotonou – Igolo : un (1) poste.

D) EXECUTION DES CONTRATS : Réorganisation de la section commerciale du Tribunal de Première Instance de Première Classe de Cotonou (TPIPCC)

Dans l’attente de la création du Tribunal de Commerce, une ordonnance a été adoptée par le Président du TPIPCC pour réorganiser la section commerciale.

Les membres de la section commerciale s’engagent à appliquer les dispositions du Code de procédure civile, commerciale, sociale, administrative et des comptes dans la gestion des procédures, en vue de trancher les affaires commerciales.

E) ACCES AUX CREDITS

L’arrêté interministériel n° 52 du 24 mai 2013 a permis la facilitation de l’accès au crédit par la centralisation au RCCM de Cotonou de toutes les opérations relatives aux sûretés et contrats de crédit-bail.

Un terme a été mis à l’ancienne procédure consistant à transmettre au Greffe du TPIPCC de Cotonou, toutes les informations sur les inscriptions des sûretés et contrats de crédit-bail provenant des autres juridictions.

La prochaine étape pour accélérer et rationaliser cette centralisation consiste à l’information (interconnexion) de tous les RCCM du pays.

F) PROTECTION DES INVESTISSEURS

L’adoption de l’Acte Uniforme Révisé sur le Droit des Sociétés Commerciales et du Groupement d’Intérêt Economique, le 30 janvier 2014, à Ouagadougou, par le Bénin a permis l’amélioration de la protections des investisseurs notamment par le renforcement des droits des actionnaires minoritaires, l’accroissement de la responsabilité des dirigeants sociaux, et l’amélioration de l’accès à l’information sur la société et son fonctionnement pour les actionnaires.

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