Global menu

Our global pages

Close

Vai elektroniski sagatavots rēķins ir attaisnojuma dokuments?

  • Latvia
  • Other

28-10-2009

Autore: Ginta Sniedzite

iFinanses.lv, 28.10.2009.

Informācijas tehnoloģiju piedāvāto risinājumu laikmetā, kad arvien lielāka daļa tehnisko dokumentu sagatavošanas darba tiek īstenota, arvien mazāk izmantojot cilvēkresursus, par ierastu parādību ir kļuvuši elektroniski sagatavoti un patērētājiem vai klientiem izsūtīti rēķini, kuros ietverta piezīme: „Rēķins sagatavots elektroniski un ir derīgs bez paraksta”. Īpaši plaši šādu rēķinu sagatavošanu izmanto lielās kompānijas un pakalpojumu sniedzēji, kam mēnesī ir jāsagatavo rēķini par sniegtajiem pakalpojumiem ļoti lielam klientu skaitam. Lielākajā daļā gadījumu tam ir ekonomisks pamatojums – tūkstošiem rēķinu pašrocīga parakstīšana prasītu neadekvāti lielu darba un laika patēriņu.

Taču ērtības un ekonomisks pamatojums rēķina sagatavotājam pats par sevi nav viennozīmīga garantija tam, ka šāds risinājums, proti, automatizēti elektroniski sagatavoti un bez paraksta izsūtīti rēķini, ir apmierinošs risinājums rēķina adresātam. Šajā kontekstā praksē ir radušies vairāki jautājumi. Vai šādiem rēķiniem ir juridisks spēks? Vai nodokļu maksātājs var tos apmaksāt un iegrāmatot kā pilnvērtīgus attaisnojuma dokumentus? Kādas ir sekas, ja patērētājs neapmaksā elektroniski sagatavotu un neparakstītu rēķinu?


Kā zināms, visus attaisnojuma dokumentus grāmatvedībā iedala iekšējos un ārējos, pie kam pēdējiem dodama priekšroka salīdzinājumā ar jebkuru iekšēju attaisnojuma dokumentu. Ārējie attaisnojuma dokumenti ir tie, ko persona saņem no citas personas un ko ir sagatavojusi šī cita persona. Juridisku personu saimnieciskās darbības kontekstā – tie ir attaisnojuma dokumenti, kas sagatavoti citā nevis pašu uzņēmumā.


Rēķins vispārējā gadījumā ir ārējs attaisnojuma dokuments, kas fiksē finansiālo saistību apmēru jeb parāda summu un kalpo kā pieprasījums attiecīgo summu apmaksāt. Rēķins ļauj tā saņēmējam pirms maksājuma veikšanas pārbaudīt, vai norādītā naudas summa ir pareiza un atbilstoša, vai tā atbilst naudas summai, par ko puses iepriekš vienojušās, vai pareizi aprēķināts pievienotās vērtības nodoklis. Ja darījums netiek noformēts rakstveidā, rēķins var kalpot arī kā darījuma pierādījums.

Elektroniski sagatavotu rēķinu kvalifikācija

Jebkurš dokuments, kuram ir prasīta rakstveida forma, var tikt sagatavots arī kā elektronisks dokuments un tam ir tāds pats juridiskais spēks un ticamība. Atbilstoši Elektronisko dokumentu likumam prasība pēc dokumenta rakstveida formas attiecībā uz elektronisko dokumentu ir izpildīta, ja elektroniskajam dokumentam ir elektroniskais paraksts un elektroniskais dokuments atbilst citām normatīvajos aktos noteiktajām prasībām. Elektroniskais dokuments uzskatāms par pašrocīgi parakstītu, ja tam ir drošs elektroniskais paraksts. Elektronisko dokumentu uzskata par pašrocīgi parakstītu arī tajos gadījumos, kad tam ir elektroniskais paraksts un puses par elektroniskā dokumenta parakstīšanu ar elektronisko parakstu ir vienojušās rakstveidā. Šādā gadījumā rakstveida vienošanās noformējama un parakstāma uz papīra vai elektroniski ar drošu elektronisko parakstu (likuma 3. pants).
 
Tātad par elektronisku dokumentu var runāt tikai gadījumā, kad dokuments ir elektroniski sagatavots, elektroniski uzglabājams atbilstoši arhivēšanas noteikumiem un drošuma prasībām, kā arī tam ir elektroniskais paraksts vai drošs elektroniskais paraksts, atkarībā no tā, vai puses ir vai nav noslēgušas atbilstošu vienošanos par elektroniskā dokumenta parakstīšanu ar elektronisko parakstu.
 
Turklāt, jāņem arī vērā, ka elektroniskais dokuments ir jebkuri elektroniski radīti, uzglabāti, nosūtīti vai saņemti dati, kas nodrošina iespēju tos izmantot kādas darbības veikšanai, tiesību īstenošanai un aizsardzībai. Par elektronisku dokumentu nav uzskatāms elektroniski (izmantojot datoru, informācijas apstrādes sistēmas vai automatizētās elektroniskās tehnoloģijas u.tml.) sagatavots un papīra formā izdrukāts dokuments. Noteicošais šajā gadījumā ir dokumenta galīgā noformējuma veids – elektronisks vai papīra formā – un nevis līdzekļi, kas izmantoti dokumenta sagatavošanā. Tādējādi ar datora palīdzību elektroniski sagatavots dokuments, ko galīgajai noformēšanai jebkurā gadījumā ir paredzēts izdrukāt un izmantot papīra formā, nevar tikt atzīts par elektronisku dokumentu.
 
Minētais nozīmē, ka praksē nereti sastopamie rēķini, kas sagatavoti elektroniski un „derīgi bez paraksta”, nav kvalificējami par elektroniskajiem dokumentiem un uz tiem neattiecas elektronisko dokumentu aprites un noformēšanas noteikumi. Šādi rēķini ir tādi paši rakstveida papīra formas dokumenti, kā jebkuri citi (līgumi, vēstules u.tml.), un tie sagatavojami atbilstoši lietvedības prasībām. Turklāt, tā kā rēķinus lielā daļā gadījumu ir nepieciešams adekvāti iegrāmatot (izdarīt uz to pamata ierakstus grāmatvedības reģistros), tie ir grāmatvedības dokumenti un attiecībā uz tiem ievērojami visi grāmatvedības noteikumi par attaisnojuma dokumentu noformēšanu, nepieciešamajiem rekvizītiem un formu.   

Prasības attaisnojuma dokumentu noformēšanai
 
Likuma „Par grāmatvedību” 7. pants nosaka, ka grāmatvedības reģistros nedrīkst izdarīt ierakstus, kuri nav pamatoti ar attaisnojuma dokumentu.
 
Attaisnojuma dokumentam obligāti ir šādi rekvizīti (identifikācijas dati):

  • uzņēmuma nosaukums (komersanta firma) un Komercreģistra reģistrācijas numurs, bet darījumos ar fizisko personu – personas kods;
  • juridiskā adrese (ārējiem attaisnojuma dokumentiem);
  • dokumenta nosaukums, numurs un datums;
  • saimnieciskā darījuma apraksts un pamatojums, mērītāji (daudzumi, summas), dalībnieki (darījumā tieši iesaistītās personas);
  • par saimnieciskā darījuma veikšanu un attaisnojuma dokumentā sniegtās informācijas pareizību atbildīgo personu paraksti.

Atsevišķiem attaisnojuma dokumentu veidiem var būt obligāti arī citi papildu rekvizīti (zīmogs u.c.), kurus paredz attiecīgie normatīvie akti.
 
Minētie rekvizīti ir priekšnoteikums dokumenta atzīšanai par pilnvērtīgu attaisnojuma dokumentu, uz kura pamata varētu tikt veikti ieraksti grāmatvedības reģistros. Tikai dokuments, kas satur visus minētos rekvizītus, tajā skaitā atbildīgo personu parakstus, ir attaisnojuma dokuments. Dokumenta forma nav ierobežota, līdz ar to attaisnojuma dokumenti var tikt noformēti gan kā elektroniski dokumenti (attiecīgi ar elektronisku parakstu), gan papīra formā, abos gadījumos tomēr izpildot likuma „Par grāmatvedību” 7. panta prasības par attaisnojuma dokumentā ietveramajiem rekvizītiem.

Tā kā atbildīgo personu paraksti ir attaisnojuma dokumenta obligāts rekvizīts, neparakstīti rēķini nav atzīstami par pienācīgi noformētiem attaisnojuma dokumentiem un nav izmantojami kā tādi. Norāde „rēķins ir sagatavots elektroniski un derīgs bez paraksta” neliecina par to, ka šāds rēķins būtu derīgs kā attaisnojuma dokuments, kas noformēts atbilstoši grāmatvedības prasībām. Tajā pašā laikā – tas nedod pamatu arī secinājumam, ka šādi sagatavots un adresātam nosūtīts rēķins vispār nebūtu derīgs vai tam nebūtu jāpievērš uzmanība.
 
Saskaņā ar likumu „Par grāmatvedību”, pielaides attiecībā uz obligātā rekvizīta – atbildīgās personas paraksta – esamību attaisnojuma dokumentos ir noteiktas vienīgi elektroniskajiem attaisnojuma dokumentiem. Respektīvi, ja attaisnojuma dokumenti tiek sagatavoti ar elektroniskajām skaitļošanas mašīnām (datoriem), par saimnieciskā darījuma veikšanu un informācijas pareizību atbildīgo personu parakstus var aizstāt ar to elektronisku apliecināšanu (autorizāciju). Attaisnojuma dokumentu elektroniskās apliecināšanas (autorizācijas) kārtību uzņēmumā nosaka uzņēmuma vadītājs. Ārēju dokumentu elektronisko apliecināšanu (autorizāciju) var izmantot tikai tad, ja darījuma puses ir savstarpēji vienojušās par kārtību, kādā veicama attaisnojuma dokumentu apmaiņa elektroniskā veidā, un elektroniskās apliecināšanas (autorizācijas) kārtību. Kā redzams, minētā norma nelieto terminu „elektronisks paraksts”, bet gan "elektroniska apliecināšana jeb autorizācija", kas ir cita veida tehniski nodrošināma darbība.
 
Jāuzsver, ka minētā iespēja attiecināma vienīgi uz attaisnojuma dokumentiem, ar ko puses apmainās elektroniski (tātad – nelietojot papīra formu) un vienīgi gadījumā, ja puses ir noslēgušas minēto vienošanos. Analizējamajā situācijā, kā jau tika noskaidrots, rēķins, kas sagatavots elektroniski un izdrukāts bez parakstīšanas, nav elektroniskas formas dokuments, bet vienīgi tiek sagatavots elektroniski. Līdz ar to uz to nav attiecināma elektroniskās autorizācijas kārtība, kas pieļauj paraksta neesamību. Protams, gadījumā, ja darījuma puses ir rakstveidā vienojušās par kārtību, kādā veicama attaisnojuma dokumentu apmaiņa elektroniskā veidā, un elektroniskās apliecināšanas (autorizācijas) kārtību, un atbilstoši šai kārtībai notiek elektroniska dokumentu (rēķinu) nosūtīšana, attiecīgie elektroniski apliecinātie rēķini ir attaisnojuma dokumenti un var kalpot kā pamats grāmatvedības ierakstiem. 
 
Apkopojot minēto, jāsecina, ka atbildīgo personu neparakstīti rēķini, kaut arī sagatavoti elektroniski un (lielākajā daļā gadījumu) automatizēti, bet izsniegti un izmantoti izdrukātā formā, nav atzīstami par pienācīgi noformētiem attaisnojuma dokumentiem un nav izmantojami kā pamats grāmatvedības ierakstiem.
 
Tajā pašā laikā būtiski ir ņemt vērā grāmatvedības kārtošanas mērķi un jēgu. Saskaņā ar likuma „Par grāmatvedību” 2. pantu, grāmatvedībā uzskatāmi atspoguļojami visi uzņēmuma saimnieciskie darījumi, kā arī katrs fakts vai notikums, kas rada pārmaiņas uzņēmuma mantas stāvoklī (saimnieciskie darījumi). Grāmatvedību kārto tā, lai grāmatvedības jautājumos kvalificēta trešā persona varētu gūt patiesu un skaidru priekšstatu par uzņēmuma finansiālo stāvokli bilances datumā, tā darbības rezultātiem, naudas plūsmu noteiktā laikposmā, kā arī konstatēt katra saimnieciskā darījuma sākumu un izsekot tā norisei. Grāmatvedības sniegtajai informācijai jābūt patiesai, salīdzināmai, savlaicīgai, nozīmīgai, saprotamai un pilnīgai.
 
Līdz ar to viens no būtiskākajiem faktoriem, kas jāņem vērā, arī izvērtējot elektroniski sagatavotu un neparakstītu rēķinu izmantošanu par pamatu grāmatvedības ierakstiem, ir tas, vai no attiecīgā dokumenta var gūt pietiekamu pārliecību par darījumu un faktisko naudas plūsmu. Proti, ja formas trūkums attaisnojuma dokumentā (par kādu uzskatāma arī atbildīgās personas paraksta neesamība uz rēķina) neietekmē darījuma un darījuma dalībnieku identificēšanas iespēju un samaksātās summas un nodokļa lielumu, varētu atzīt, ka šis trūkums nav ietekmējis grāmatvedības ierakstu kvalitāti un atbilstību reāli veiktajiem darījumiem. Šādā situācijā nodokļu kontroles iestādei arī nebūtu pamata apšaubīt darījumu faktu un apmēru (šaubu gadījumā to apliecinātu darījuma otra puse), kā rezultātā iespējama nodokļu audita laikā nebūtu arī pamata samazināt saimnieciskās darbības izmaksas par attiecīgo summu un tā rezultātā palielināt ar uzņēmumu ienākuma nodokli vai iedzīvotāju ienākuma nodokli apliekamo ienākumu un samazināt pievienotās vērtības nodokļa priekšnodokļa summu.
 
Taču, lai gan nodokļu kontekstā neparakstītu rēķinu iegrāmatošana varētu arī neradīt nekādas negatīvas sekas, par grāmatvedības noteikumu pārkāpumu ir paredzēta administratīvā atbildība Latvijas Administratīvo pārkāpumu kodeksā. Proti, tā 166.6 pants paredz, ka par normatīvajos aktos noteikto grāmatvedības kārtošanas nosacījumu neievērošanu, gada pārskatu, statistikas pārskatu vai statistiskās informācijas neiesniegšanu attiecīgajos normatīvajos aktos noteiktajos termiņos vai nepilnīgu iesniegšanu attiecīgajām valsts institūcijām var uzlikt naudas sodu fiziskajām personām līdz 150 Ls, bet juridiskajām personām — no 50 līdz 300 Ls.

Elektroniski sagatavots rēķins – informatīvs paziņojums
 
Faktiski šādiem rēķiniem ir informatīva nozīme – tie informē klientu par sniegtajiem pakalpojumiem, pakalpojumu apmēru un šo pakalpojumu cenu atbilstoši pamatlīgumam, kas rakstveida formā noslēgts starp attiecīgo pakalpojumu sniedzēju un klientu. Šāda nepieciešamība izriet no fakta, ka nereti tikai pašam pakalpojuma sniedzējam ir tehniskas iespējas, aparatūra un sistēma, kas nodrošina precīzu sniegto pakalpojumu uzskaiti. Savukārt juridisks pienākums apmaksāt saņemtos un izmantotos pakalpojumus izriet no pušu starpā noslēgtā līguma nevis no piesūtītā rēķina.
 
Praksē tādēļ jāpievērš uzmanība tam, ka, neatkarīgi no formas trūkumiem un neatbilstības attaisnojuma dokumenta prasībām, šādi elektroniski sagatavoti un neparakstīti rēķini kalpo kā viena līdzēja paziņojums otram, pamatojoties uz pušu starpā iepriekš noslēgtu līgumu (piemēram, pakalpojumu līgumu par elektronisko sakaru nodrošināšanu), un var radīt tiesiskas sekas. Piemēram, līdzēji līgumā var būt vienojušies, ka, ja klients nav saņēmis rēķinu, tas neatbrīvo klientu no rēķina savlaicīgas samaksas pienākuma. Kā arī, ja klients rēķinā norādītajā termiņā un apjomā nesamaksā attiecīgo rēķinu, pakalpojuma sniedzējam ir tiesības pieprasīt un klientam ir pienākums samaksāt līgumsodu noteiktā apmērā no nesamaksātās summas par katru nokavēto dienu. Šādas negatīvas sekas klientam iestāsies, jo puses par to vienojušās līgumā, un neatkarīgi no tā, vai rēķins ir atzīstams par attaisnojuma dokumentu, vai nav.



 

For more information contact

< Go back

Print Friendly and PDF
Subscribe to e-briefings